Como melhorar seu trabalho remoto com 10 aplicativos (ou menos)

Na Lexana temos uma cultura muito forte de trabalho remoto. Embora nossa forma de trabalhar esteja sempre evoluindo, vamos dividir com vocês aqui o que se tornou estável e se provou produtivo para nós.

  • Coworking: qualquer um
    • Se você tem um time remoto, isso significa que você precisa de um lugar para se encontrar de tempos e tempos. Encontre-se em qualquer lugar, mas não deixe de se encontrar regularmente.
  • GIT: Bitbucket
    • Se você é uma empresa de software precisa de um GIT, qualquer que seja.
  • Meetings: Meekan
    • O agendamento de reuniões talvez seja uma das demandas mais universais e sem solução no mundo do trabalho. Antes de adotar o Meekan, chegamos a testar várias soluções e terminamos fazendo essa escolha em razão da sua ótima integração com o Slack.
    • Se você não demanda esse tipo de integração, existem soluções ainda mais robustas, por exemplo, Calendly e Acuity (pagos na versão agendamento para grupos). Vyte é uma opção gratuita também para grupos. De uma forma geral, essas opções mais robustas são multiplataforma, o que leva a que as comunicações sejam baseadas em email. Para nós esse é um ponto fraco.
    • Meekan não é uma solução para todo mundo, pois é apenas um assistente (bot) de agendamento que registra os compromissos no seu calendário. Não existe, por exemplo, uma interface gráfica para que você possa editar seu calendário. Tudo indica que sua parte gráfica venha a ser desenvolvida dentro do Doodle, que comprou o Meekan para que sirva de bot ao famoso aplicativo.
    • Ele é apenas um assistente e suas limitações (bem como virtudes) decorrem disso.
  • Office: Slack
    • Slack é o nosso escritório virtual. Existem alternativas, mas o Slack tem diversos bots que adoramos. Cada empresa hoje tem seu próprio Slack, mas nós ficamos com o Slack mesmo, pois o número de integrações justifica.
    • Caso queira dar uma olhada em outros workplaces: Quip, Spark, Workplace, Twist, Stride, etc. Opção não falta.
  • PTO: Absence
    • Se você não vai controlar as ausências pessoalmente, tem que desenvolver um controle de ausência remota. Aí entra o aplicativo de Paid Time Off (PTO), que também pode servir para monitorar as ausências que não são pagas. É importante manter esses registros para que toda a equipe sinta que está sendo tratada de forma justa. Do contrário, pode parecer que as ausências não são notadas.
  • Shifts: Teamup
    • Embora existam diversos tipos de calendário por aí, escolhemos aquele que nos permite identificar as trocas de turno com mais facilidade. Essa é uma particularidade nossa e talvez não seja importante para você.
  • Sign: em busca
    • Ainda estamos buscando uma forma eficiente de gerir nossos contratos: assinatura, validade, etc. Caso tenha alguma dica, deixe um comentário por favor.
  • Standup: Tatsu
    • Temos uma série de breves reuniões assíncronas remotas. Ou seja, passamos uma série de perguntas simples para ter certeza que estamos na mesma página. Cada um responde como pode. Esse tema merece ser aprofundado no futuro, pois é central no trabalho remoto.
  • Tasks: Workast
    • Assim como em relação ao calendário, existem inúmeras ferramentas para controle de tarefas. Nós escolhemos a que funciona melhor dentro do Slack. Além disso, não gostamos de fazer a gestão do projeto com uma ferramenta pesada, pois acreditamos muito na agilidade.
    • No entanto, Workast é uma ferramenta nova e não está claro como serão implementados seus planos premium. A tendência é que a integração com calendários (em formato ical, por exemplo) seja uma funcionalidade paga.
    • Assim, se você tem várias equipes no Slack, terá várias janelas abertas no Workast, o que é um ponto negativo. Uma opção para quem está disposto a pagar é usar o Todoist.
  • Videoconferência: Zoom
    • O mais provável é que você faça uma vídeo conferência via Skype, Hangouts ou outro modo onipresente de comunicação, especialmente se o contato for eventual. No entanto, existem soluções mais robustas para quem faz videoconferências frequentemente e que demanda um ambiente dedicado e mais profissional para esse tipo de contato.
  • Wiki: Gitbook
    • Se o Slack é nossa memória de curto prazo, é indispensável investir em uma memória de longo prazo. O Slack funciona em torno de conversas e conversas não são suficientes para levar você onde quer chegar. Você precisa documentar seu conhecimento com uma ferramenta wiki.
    • Caso seu projeto seja pequeno, talvez uma ferramenta mais acessível resolva, por exemplo: Notion.
    • Mas se o negócio da sua empresa demandar escrita colaborativa de verdade, talvez seja o caso de partir para uma das plataformas profissionais de co-authoring: Penfilp, Authorea e Overleaf são opções.
  • Worklog: Jibble
    • Ter registros de check in remoto é uma forma indispensável de controlar o trabalho da sua equipe, garantindo que ela tem a regularidade que precisa para desenvolver qualquer projeto com fôlego.

E aí, qual seu aplicativo indispensável para trabalho remoto?